Erste Schritte

Herzlich Willkommen!

Wenn Sie Verbesserungsvorschläge haben, oder ein technisches Problem vorliegt, können Sie eine E-Mail an eSchule24@pl.rlp.de senden.
In dringenden Fällen können Sie sich an unsere Hotline wenden.

Hotline-Nr.:0261/9702-500

Haben Sie bitte Verständnis, dass die Nummer nicht rund um die Uhr erreichbar ist.

Um Ihr Problem zu lösen, benötigen wir meist etwas Entwicklungszeit. Damit diese nicht zu knapp wird, bitten wir Sie, die Anrufe zu bestimmten Zeiten zu tätigen:
Montag von 8:00 Uhr bis 13:30 Uhr,
Donnerstag von 8:00 Uhr bis 13:30 Uhr
Für die "großen" Probleme, die keinen Aufschub dulden, sind wir täglich während der Arbeitszeit erreichbar.
Bitte prüfen Sie im Interresse von PES sorgfältig, wie dringlich Ihr Problem ist.
Ein Tipp: In der Regel sind Probleme, die mit Fehlermeldungen einhergehen, "dringliche" Probleme, während sonstige Fragen oder der Wunsch nach Eingabekorrekturen meist auch nach ein paar Tagen noch geklärt werden können.

In Fragen zu geeigneten Vertragsformen, TV-L-Eingruppierungen usw. wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Sachbearbeiter in der ADD Trier (Referat 31).

In rechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Dr. Weber (ADD R31)
lars.weber@add.rlp.de
0651-9494-472 (nur vormittags)

In anderen Fragen zu PES wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige PES-Schulaufsichtsbeamtin oder Ihren zuständigen Schulaufsichtsbeamten.

Wie komme ich rein?

Bitte geben Sie die Zugangsdaten ein, die Sie vom PL zugeteilt bekamen, und klicken Sie anschließend auf "Abschicken".

Solle eine Fehlermeldung erscheinen, können die Zugangsdaten falsch sein.

Beachten Sie bitte, dass
- Groß- und Kleinschreibung korrekt sein müssen
- Das Passwort nicht mit der "Sicherheitszahl" verwechselt werden darf, die man bei der automatischen Schulanmeldzung erhalten hat.

Wenn Sie mehrmals das falsche Passwort eingeben, wird Ihr Zugang gesperrt. Schicken Sie in diesem Fall eine E-Mail ans PL rufen Sie die Hotline an.

Das vom PL zugeteilte Passwort können und sollten Sie gegen ein eigenes ersetzen, das Sie sich besser merken können.

Aus Sicherheitsgründen muss das Paswort komplex sein. Deshalb muss es aus mindestens 8 Zeichen bestehen und

- mindestens einen Großbuchstaben (A-Z),
- mindestens einen Kleinbuchstaben (a-z),
- mindestens eine Ziffer (0-9),
- mindestens ein Sonderzeichen ({ | } ~ [ \ ] ^ _ ` @ : < = > ? ! # $ ( ) * , - . / )

enthalten

Das neue Passwort bitte sorgfältig und sicher aufbewahren!

Wir werden Sie mindestens einmal pro Jahr bitten, Ihr Passwort zu ändern, damit niemand Ihr Passwort missbrauchen kann.

Was mache ich als Erstes? [zurück]

1. Das zugeteilte Passwort gegen ein eigenes ersetzen (siehe oben).

Wenn Sie mit dem zugeteilten Passwort erstmalig ins System gekommen sind, klicken Sie auf den Menüpunkt "Einstellungen". Hier gibt es ein Untermenü. Klicken Sie auf "Passwort ändern". Nun geben Sie das alte und neue Passwort ein (das neue zweimal) und klicken auf "Abschicken". Fertig.

Das neue Passwort bitte sorgfältig und sicher aufbewahren!

2. Nun sollten Sie die Vertretungsbereitschaft in Angriff nehmen.
Welche Personen kommen überhaupt in Betracht? Näheres zu dieser Frage ist an anderer Stelle erörtert und in den "Handreichungen" ausgeführt.

An dieser Stelle seien vier Personengruppen erwähnt:

1. Die Kolleginnen/Kollegen Ihrer Schule ("Mehrarbeit")
2. Geegnete Personen Ihres schulischen Umfeldes ("Arbeitsverträge", "Honorarverträge", "Ehrenamtler")
3. Personen aus der schulübergreifenden Vertretungsbereitschaft
4. Personen, die sich über das Internet für Vertretung bewerben

Die Personen der 1. Gruppe sind von Anfang an im System, jedoch erst für Mehrarbeitsanordnungen verfügbar, wenn sie von Ihnen durch Klick "aktiviert" werden. Danach können sie sofort für PES-Vertretungs-Regulierungen eingesetzt werden.
Die Personen der 2. Gruppe müssen von Ihnen über ein Eingabeformular erfasst werden. Bei "Arbeitsverträgen" nimmt die ADD Ref. 31 danach die TV-L-Eingruppierung vor.
Honorar-Verabredungen können Sie in eigener Verantwortung treffen.
Die Personen der 3. Gruppe sind schon in der Systemdatenbank, aber noch nicht Ihrer Schule "zugeordnet". Dies können Sie per Mausklick durchführen.
Die Personen der 4. Gruppe sind ebenfalls in der Systemdatenbank. Sie können diese Personen nach einem Bewerbungsgespräch ggf. per Mausklick in Ihre Vertretungsbereitschaft eingliedern.

Es versteht sich von selbst, dass nur Personen in Ihre Vertretungsbereitschaft aufgenommen werden dürfen, die Sie persönlich kennen und deren Verfügbarkeit und Eignung Sie ausdrücklich festgestellt haben.

Sollte der erste Vertretungsfall überraschend kommen und die Person, die vertreten soll, noch nicht erfasst sein: keine Panik: "Personen erfassen" und "Vertretung regulieren" geht auch am selben Tag. Allerdings kann die Freischaltung von TV-L -Vertrags-Partnern wegen der Eingruppierung etwas dauern.

Zum Erfassen neuer Personen: Klicken Sie den Menüpunkt "Neue Person" an. Wählen Sie nun aus, welche Vertragsart für die jeweilige Person in Betracht kommt (Vergl. "Handreichungen für Verträge", "Vertragsformen"). Klicken Sie die entsprechende "Vertragsart" an.
Für jede Vertragsart öffnet sich eine spezifische Maske zur Erfassung der Daten. Die benötigten Eingaben richten sich nach den Erfordernissen der Veträge und dem LfF. Also: vollständig und sorgfältig ausfüllen!
Fehler? Natürlich kann man sich verschreiben oder etwas vergessen. In solchen Fällen "denkt" das System mit und reklamiert fehlende oder unsinnige Eingaben. Da es aber nicht alle denkbaren Fehler "abgefangen" kann, sollten Sie immer auf korrekte Daten achten.
Wenn alles eingegeben ist, klicken Sie auf "Weiter". Nun erscheint ein Prüfformular. Spätestens hier sollten Sie nochmals kontrollieren, ob alles stimmt. Danach klicken Sie auf "Abschicken". Fertig.

Die von Ihnen erfasste Person ist nun unter dem Menüpunkt "Bereitschaft" sichtbar.
Steht unter der Listenüberschrift "ADD frei" "ja" oder "-", dann steht die Person für Vertretungsregulierungen zur Verfügung. Steht hier "nein", handelt es sich um eine noch nicht von der ADD freigeschaltete Person (TV-L-Eingruppierung fehlt noch).
Damit Personen für TV-L-Verträge schnellstmöglich für Vertretungen verfügbar werden, sollten Sie sich umgehend an die ADD Ref. 31 (Herr Dr. Weber) wenden. Sie wird ggf. einige Unterlagen anfordern, um korrekt eingruppieren zu können.

3. Sonderfall: Anrechnungsstunden über PES regulieren. Bei Schulen bis 20 Vollzeitlehrerfälle gibt es eine, bei Schulen mit mehr Vollzeitlehrerfällen zwei Lehrerwochenstunden für das ganze Schuljahr. Die Anrechnungsstunden müssen voll kompensiert werden, damit kein Unterrichtsausfall "produziert wird".
Nehmen Sie deshalb die Person(en), die über das halbe/ganze Schuljahr die Stunden kompensieren soll(en), in die Vertretungsbereitschaft auf, falls sie nicht schon drin sind und machen mit ihr/ihnen einen Vertretungsvertrag, bei dem als Vertretungsgrund "Anrechnungsstunden" ausgewählt wird..

Hilfe, der erste Vertretungsfall steht an! [zurück]

Irgendwannn ist es soweit: Eine Lehrkraft/Pädagogische Fachkraft fällt aus! Bevor Sie an den Computer gehen, müssen Sie einige Planungen "auf dem Papier" durchführen:
Planen Sie nun zunächst, wie Sie den Fall "regulieren" möchten. Neben der Inanspruchnahme des Budgets gibt es zahlreiche Alternativen, die Sie in den Handreichungen nachlesen können.
Der Plan legt u.a. fest:
- Wie viele Stunden/Wochenstunden der ausfallenden sollen über PES reguliert werden? (es müssen nicht alle sein!)
- Wie lange soll der "Ausfall" vertreten werden? (es muss nicht die gesamte Zeit sein)
- Von wie vielen Vertretungskräften soll vertreten werden? wie werden sie zeitlich eingesetzt?
- usw.

Wenn die Planung ergibt, über das PES-Budget reguliert werden soll, gehen Sie ans System.

Merke: Die PES-Vertetungs-Daten (Beginn, Ende, zu vertretende (Wochden)Stunden usw.) sind nicht die "Ausfalldaten", sondern es sind die "Regulierungsdaten"!

Klicken Sie auf den Menüpunkt "Neuer Vertrag". Hier stehen vier Regulierungskategorien zur Verfügung:
1) Vertrag für die Regulierung einer konkreten Vertretung
2) Vertrag für eine Vertretungsreserve
3) Vertrag für Vertretungsregulierungen auf Abruf (KAPOVAZ)
4) Vertrag im Zusammenhang mit Vertretung bei Klassenfahrten

Zu 1)
Hier regulieren Sie Vertretung, bei der bekannt ist,
- wer zu vertreten ist,
- wie lange die Vertretung (absehbar) dauern wird,
- von wem die Vertretung bewirtschaftet wird (PES-Budget oder ADD).

Vertretungen bis zu 8 Wochen und Vertretungen, die über eine der "Vertretungsreserve-Vertragsformen" (siehe 2. und 3.) abgewickelt werden, werden immer über das PES-Budget reguliert. Für die Regulierung kommen Lehrkräfte und sonstige geeignete Personen in Frage. Erlaubte Vertragsformen sind
TV-L-Verträge, Honorarverträge, genehmigte und angeordnete Mehrarbeit, Ehrenamtler, LAA

Vertretungen über 8 Wochen mit Arbeitsverträgen (TV-L) sind Angelegenheit der ADD. Nur wenn diese die Bewirtschaftung ablehnt und das MBFJ (Herr Pardall) zustimmt, kann die Vertretung auch über das PES-Budget reguliert werden. Das System führt durch die entsprechenden Schritte.

Zu 2)
Hier stellen Sie eine Person mit einem bestimmtem Deputat ein, um ständig Vertretungen regulieren zu können (vergl. "Vertretungsfeuerwehr") .
Voraussetzung ist, dass Ihre Schule groß genug ist, um ein solches Engagement ausnutzen zu können. Die Reserve muss mindestens ein halbes Jahr umfassen. Länger dauernde Reserve kann nur mit Lehrkräften gebildet werden.
Das System führt durch die entsprechenden Schritte.

Zu 3)
Hier stellen Sie eine Person mit variabler Arbeitszeit ein, um Vertretungen auf Abruf regulieren zu können. Das Deputat ist in der Regel durchschnittlich, so dass Sie die Person je nach Bedarf stärker oder weniger stark in Anspruch nehmen können. Die Abruf-Bereitschaft muss mindestens ein halbes Jahr umfassen. Länger dauernde Bereitschaft kann nur mit Lehrkräften gebildet werden.
Das System führt durch die entsprechenden Schritte.

Zu 4)
Hier werden Arbeitsverträge (TV-L) speziell für die Aufsicht bei Klassenfahrten abgeschlossen. Ungeachtet der ansonsten üblichen TV-L- Eingruppierung wird immer nach IXb bezahlt. Außerdem handelt es sich immer um einen "Vollzeitjob" (40 Stunden pro Woche).

Für jede Kategrie erscheint ein spezielles Formular zur Erfassung der Vertretungsdaten.

Bei den konkreten Vertretungsfällen erscheint ein Formular, das für alle erdenklichen Varianten an Vertretungen und Regulierungsformen geeignet ist.

Anmerkungen zu den Daten:

- Die Angaben im grünen Bereich beziehen sich auf die ausfallende Lehrkraft. Da mit ein und demselben Vertrag auch mehrere Lehrkräfte gleichzeitig vertreten werden können, können Sie hier eine Liste eingeben. Füllen Sie jeweils den grünen Bereich aus und klicken Sie dann auf "einfügen".

Anmerkung: Personalnummer(n) haben eine feste Form:
Bei Beamten die 1. Stelle "0", insgesamt 7 Stellen.
Bei Angestellten die 1. Stelle "3" , die letzte Stelle "1", insgesamt 8 Stellen.
Häufig stehen Beamten-Personalnummern auf den Unterlagen mit nur 5 oder 4 Stellen. Diese werden dann von vorn mit Nullen "aufgefüllt", bis sie 7 Stellen haben.

- Beginn und Ende der Vertretung wird immer eingegeben. Wenn das Ende noch nicht bekannt ist (z.B. wegen Krankheit), wird das erwartete Ende eingegeben.

Anmerkung: Datumseingaben können wie folgt geschrieben werden: "2.5.03", "02.05.03", "02.05.2002".

- Wählen Sie durch Klick, welche Vertragform Sie wünschen. Es stehen zwei Kategorien zur Verfügung, die sich darin unterscheiden, dass bei der ersten (TV-L-Vertrag,...) der Vertretungumfang in durchschnittlichen Wochenstunden angegeben werden muss und bei der zweiten (Honorarvertrag,...) die Anzahl Vertretungsstunden insgesamt.

Verträge mit Wochenstunden:

"Die Frist umfasst zwar genau oder mehr als 8 Kalenderwochen, aber darin liegen nicht mehr als 8 Schulwochen": Dies wird abzugehaken, wenn die Frist im kalendarischen Sinne zwar über 8 Wochen geht, wegen eines kleineren Ferienabschnittes aber nur max. 8 Schulwochen umfasst. Das Abhaken dieses Kästchens bewirkt, dass die ADD nicht die Bewirtschaftung übernimmt bzw. nicht entscheiden muss, ob sie bewirtschaftet.

"Die Regulierung endet erst bei der Rückkehr der ausfallenden Lehrkraft (Lehrkräfte), auch wenn sie später als oben angegeben zurückkehrt (zurückkehren)": Dies wird abgehakt, wenn der Vertretende solange vertreten soll, bis der Ausfallende zurückkehrt (meist bei krankheitsbedingten Ausfällen). Verträge dieser Art haben ein "offenes" Ende. Das eingegebene Ende-Datum gilt hier nur als Hypothese und kann in der Realität ohneweiteres überschritten werden. Verträge dieser Art enden allerdings spätestens am Schuljahresende oder an einem von Ihnen eingegebenen früheren Datum (Sie enden spätestens am...).
Die Auszahlung erfolgt (monatlich), sobald der Vertrag bei dem LfF ist und dauert bis zu einer "Beendet-Meldung" fort.

"Die Regulierung endet auch dann am oben angegeben Datum, wenn die ausfallende(n) Lehrkraft (Lehrkräfte) später zurückkehrt (zurückkehren)": Dies wird abgehakt, wenn der Vertretende in jedem Falle nur bis zu einem bestimmten Datum zum Einsatz kommt. Dies kommt z.B.in Betracht, wenn die Vertretung von mehreren Vertretungskräften erfolgt.
Die Auszahlung erfolgt (monatlich), sobald der Vertrag bei dem LfF ist. Sie endet automatisch, sobald das Ende-Datum erreicht ist.

Verträge mit Vertrungsstunden insgesamt:

Es ist die voraussichtliche Anzahl Stunden zu erfassen. Die tatsächliche kann abweichen. Deshalb werden Verträge mit diesen Angaben erst nach einer Abrechnung (Bei Honorarveträgen: "Beendet-Meldung", bei Mehrarbeit: Quartalsmeldung) ausgezahlt.

Nun wird die Person ausgewählt, die die Vertretung übernehmen soll..

Sie müssen "... >>> [holen]" anklicken.
Es öffnet sich eine Liste der für die Regulierung verfügbaren Personen der Bereitschaftsdatenbank.
Es werden immer nur die Personen angezeigt, die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses die gewünschte Vertragsform abschließen können.

Wählen Sie die Person aus, die für die Vertretung vorgesehen ist ("übernehmen" anklicken).
In der folgenden Maske muss - allerdings nur bei Verträgen mit durchschnittlichen Wochenstunden (TV-L...) - das Regelstundenmaß der Schule eingegeben werden. Bei Mehrleistungs- und Änderungsverträgen ist hier bereits das Regelstundenmaß vorgegeben (es entspricht dem Vertrag, für den Mehrleistung anfällt bzw. der geändert wird).
Das Regelstundenmaß kann einmalig unter Menüpnkt "Einstellungen" - "Schuldaten" eingestellt werden. Dann erscheint es immer voreingestellt in der Maske.

Nach Klick auf "Weiter" werden alle Daten des Vertrages angezeigt.

Wenn alle Angaben stimmen, wird wieder "Weiter" angeklickt. Nun wird vom Compter ein Vetrag erzeugt. Klicken Sie auf "Vertrag drucken".

Drucken Sie auch (-ggf-) die Anlagen aus!

Nun lassen Sie den Vertrag unterschreiben und schicken ihn per Post an das LfF. Ausnahme: Mehrarbeitsanordnungen. Diese nicht an das LfF schicken!.
Weitere Vertragsversionen verbleiben in der Schule und werden dem Vertragspartner ausgehändigt.

Später, wenn die Vertretung beendet ist, muss bei TV-L-Verträgen mit "offenem Ende" und bei Honorarveträgen über das System eine "Beendet-Meldung" eingegeben werden:
Klicken Sie "Verträge" an. Wählen Sie den betreffenden Fall aus (auf die Frist-Daten klicken), korrigieren Sie ggf. die Daten (Zeiten, Stunden) und schicken Sie mit "Abschicken" das Formular weg. Es landet direkt im Rechner des LfF.
Falls dort alle nötigen Unterlagen vorliegen werden TV-L-Verträge monatlich - vom Beginn der Vertretung an - ausgezahlt, auch Verträge mit "offenem Ende". Deshalb bei diesen besonders sorgfältig darauf achten, dass das LfF über das tatsächliche Ende frühstmöglich (telefonisch) informiert wird .

Angeordnete Mehrarbeit wird gemäß Mehrarbeitsverordnung im Quartal gemeldet. Hierfür finden Sie die Vorrichtungen unter dem Menüpunkt "Verträge". Sie werden an den entsprechenden Stichtagen freigeschaltet.
Die Auszahlung von Mehrstundenvergütungen erfolgt immer erst nach der jeweiligen Quartalsmeldung.

Honorarverträge werden immer erst am Ende (nach erfolgter "Beendet-Meldung") ausgezahlt. Dies kann bei längeren Vertragsfristen zu "Härten" führen. In solchen Fällen sollten Sie mit dem LfF über eine mögliche Abschlagszahlung verhandeln. Da der Honorarvertrag in PES die Ausnahme sein sollte, kommt er in der Regel nur in kurzfristiger Form vor.

Was tun, wenn die Technik streikt? [zurück]

Wenn das Internet eine seiner "besonderen Launen" hat, kann es schon mal den Dienst verweigern. Die Ursachen können so vielfältig wie das Internet selbst sein. Am besten wartet man, bis es wieder klappt (eine Meldung an die Administration, ggf. über die Hotline, ist trotzdem sinnvoll, denn es könnte ja auch ein Programm- oder Serverfehler sein...)
Der Fehler kann so lange andauern, dass die Vertragsabwicklung eines akuten PES-Vertretungsfall nicht über das System möglich ist.
In einem solchen Falle muss auf "Handbetrieb" umgestellt werden: Papiervertrag ausfüllen, unterschreiben lassen und mit der Vertretung loslegen.
Wichtiger Hinweis: Keine Vertretung ohne gültigen Vertrag!
Sie sollten für diesen Fall einen geeigneten Papiervertrag "aus der Schulblade" holen können. Dort sollten Sie sich vorher einen kleinen Vorrat angelegt haben. Die Formulare können Sie unter dem Menüpunkt "Downloads" herunterladen und drucken (natürlich an einem Tag, wo das Internet noch klappt!).
Schließlich beibt das leidige aber unvermeidliche Problem, die Daten später "nachzutragen". Dies ist wegen der Auszahlung durch das LfF und der Budget-Überwachung leider unerlässlich!